Organizzare l'Archivio dei Contenuti Prima che Diventi Ingestibile

All'inizio i file stanno da qualche parte e si trovano. Dopo un anno sono sparsi fra telefoni, servizi di archiviazione e cartelle con nomi provvisori, e ritrovare una fotografia costa più che rifarla. È un problema che si previene in mezz'ora e non si risolve mai del tutto.

Due regole che bastano

Una cartella per periodo, non per argomento: gli argomenti cambiano, le date no. E un nome file che inizi con la data in formato anno-mese-giorno, così l'ordinamento alfabetico è anche cronologico.

Cosa conservare e cosa no

• Gli originali non modificati: sono l'unica cosa irrecuperabile.
• La versione finale pubblicata, per sapere cosa è già uscito.
• I materiali usati per produrla, se non sono ricreabili.
• Non le venti versioni intermedie: occupano spazio e non serviranno.

Il registro di cosa è già uscito

Una tabella con data, canale, argomento e collegamento. Serve per non ripubblicare la stessa cosa, per ritrovare un contenuto che aveva funzionato e per riutilizzare materiale in formati diversi. È il documento più utile e il primo che nessuno tiene.

Chi deve poterci accedere

Almeno due persone. Un archivio che vive sul dispositivo di una sola persona non è un archivio: è un rischio con dentro il lavoro di un anno.

Un archivio disordinato non fa perdere file: fa produrre di nuovo cose che esistevano già.